Microsoft Teams & SharePoint: So funktioniert das Zusammenspiel

Das Teams SharePoint Zusammenspiel ist eine der wichtigsten Grundlagen für die moderne Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Viele Unternehmen verwenden Microsoft Teams täglich für Chats, Besprechungen und den Austausch von Dokumenten. Was dabei häufig übersehen wird: SharePoint übernimmt im Hintergrund einen wesentlichen Teil der Dateiablage und Dokumentenverwaltung.

Wer versteht, wie Microsoft Teams und SharePoint zusammenarbeiten, kann Dokumente strukturierter ablegen, Berechtigungen gezielter vergeben und die Zusammenarbeit im Unternehmen deutlich vereinfachen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie beide Dienste technisch miteinander verbunden sind, welche Rolle OneDrive spielt und wie sich eine professionelle Microsoft-365-Umgebung für kleine und mittelständische Unternehmen aufbauen lässt.

1. Was verbindet Microsoft Teams und SharePoint?

Microsoft Teams und SharePoint sind zwei eigenständige Dienste innerhalb von Microsoft 365, die eng miteinander verbunden sind. Beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich in der täglichen Zusammenarbeit.

Wenn Sie zunächst die grundlegenden Funktionen kennenlernen möchten, empfehle ich meinen ausführlichen Artikel SharePoint einfach erklärt: Grundlagen, Funktionen und Vorteile.

2. Wie funktioniert das Teams SharePoint Zusammenspiel technisch?

Wird in Microsoft Teams ein neues Team erstellt, entsteht bei einer Neuanlage üblicherweise automatisch eine zugehörige SharePoint-Teamwebsite. Diese dient als zentrale Dokumentenablage für die Standardkanäle des Teams.

Die Mitgliedschaft des Teams wird über eine Microsoft-365-Gruppe verwaltet. Dadurch können die Teammitglieder im Regelfall auch auf die zugehörige SharePoint-Dateiablage zugreifen.

Was passiert beim Erstellen eines Teams?

1. Ein neues Team wird in Microsoft Teams angelegt.
2. Eine Microsoft-365-Gruppe wird erstellt oder eine vorhandene Gruppe verwendet.
3. Eine SharePoint-Teamwebsite wird erstellt beziehungsweise mit dem Team verbunden.
4. Standardkanäle erhalten ihre Dateiablage innerhalb der zugehörigen SharePoint-Dokumentbibliothek.
5. Mitglieder können über Teams auf die freigegebenen Dokumente zugreifen.

Das bedeutet: Wenn Mitarbeitende eine Excel-Datei in einem Teams-Standardkanal öffnen, bearbeiten sie in der Regel eine Datei, die tatsächlich in SharePoint gespeichert ist.

3. Wo speichert Microsoft Teams seine Dateien?

Eine der häufigsten Fragen bei der Verwendung von Microsoft Teams lautet: Wo liegen meine Dateien eigentlich?

Die Antwort hängt davon ab, ob eine Datei innerhalb eines Kanals oder in einem persönlichen beziehungsweise Gruppenchat geteilt wird.

Dateien in einem Teams-Kanal

Die Dateien eines Standardkanals werden in der Dokumentbibliothek der zugehörigen SharePoint-Website gespeichert. Für jeden Standardkanal wird dort normalerweise ein entsprechender Ordner verwendet.

Beispielsweise könnte eine Teams-Struktur so aussehen:

Diese Ordner können sowohl über Microsoft Teams als auch über die entsprechende SharePoint-Dokumentbibliothek aufgerufen werden.

Besonderheit bei privaten und freigegebenen Kanälen

Private und freigegebene Kanäle besitzen jeweils eine eigene SharePoint-Website. Dadurch lässt sich die Mitgliedschaft getrennt vom übergeordneten Team verwalten.

4. Teams, SharePoint und OneDrive: Was ist der Unterschied?

Im Microsoft-365-Alltag werden Teams, SharePoint und OneDrive häufig miteinander verwechselt. Tatsächlich erfüllen die Dienste unterschiedliche Aufgaben.

Auch die Synchronisation von SharePoint-Dateien auf Windows- und macOS-Geräte spielt eine wichtige Rolle. Dabei lassen sich gemeinsam genutzte Dokumentbibliotheken über den OneDrive-Client in den Datei-Explorer beziehungsweise Finder integrieren.

5. Berechtigungen und Sicherheit richtig verstehen

Ein wesentlicher Vorteil des Teams SharePoint Zusammenspiels ist die integrierte Verwaltung von Mitgliedschaften und Zugriffsrechten.

Bei Standardkanälen werden die Zugriffsberechtigungen im Wesentlichen über die Mitgliedschaft des zugehörigen Teams beziehungsweise der Microsoft-365-Gruppe gesteuert.

Welche Rollen gibt es?

• Besitzer: Verwalten Teammitglieder und wichtige Teameinstellungen.
• Mitglieder: Arbeiten innerhalb des Teams und können abhängig von den Einstellungen Inhalte bearbeiten.
• Gäste: Können bei entsprechender Konfiguration für eine externe Zusammenarbeit eingeladen werden.

Zusätzlich können SharePoint-Dateien und Ordner über Freigabelinks eigene Zugriffsberechtigungen erhalten. Diese Berechtigungen sollten regelmäßig überprüft werden.

Empfehlungen für eine sichere Umgebung

• Team- und Kanalbesitzer bewusst festlegen.
• Externe Freigaben nur im benötigten Umfang erlauben.
• Mehrstufige Authentifizierung für Benutzer aktivieren.
• Regelmäßig Mitgliedschaften und Freigabelinks überprüfen.
• Vertrauliche Dokumente in passend abgesicherten Bereichen ablegen.
• Aufbewahrungsrichtlinien und ein geeignetes Sicherungskonzept berücksichtigen.

6. Gemeinsam an Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien arbeiten

Ein großer Vorteil der Integration von Teams und SharePoint ist die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten.

Mehrere Mitarbeitende können gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, ohne dass diese zuvor mehrfach per E-Mail verschickt werden muss.

Beispiel: Gemeinsame Bearbeitung einer Excel-Datei

1. Ein Mitarbeiter öffnet die Projektplanung über einen Teams-Kanal.
2. Eine Kollegin öffnet dieselbe Datei auf ihrem Computer.
3. Beide bearbeiten die Excel-Tabelle gleichzeitig.
4. Änderungen werden bei unterstützten Dateiformaten und geeigneter Konfiguration synchronisiert.
5. Über den Versionsverlauf können frühere Dateiversionen nachvollzogen und gegebenenfalls wiederhergestellt werden.

Damit lassen sich viele typische Probleme klassischer Dateiserver vermeiden – beispielsweise unterschiedliche Dateistände, unübersichtliche E-Mail-Anhänge oder mehrfach gespeicherte Dokumentkopien.

7. Praxisbeispiel: Teams und SharePoint in einem Unternehmen

Stellen wir uns ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden vor. Bisher liegen Dokumente auf verschiedenen Computern, in E-Mail-Anhängen und in gemeinsam genutzten Netzlaufwerken.

Durch eine sinnvoll strukturierte Microsoft-365-Umgebung lassen sich Kommunikation und gemeinsame Dateiablage zusammenführen.

Die Mitarbeitenden nutzen Teams als zentrale Arbeitsoberfläche. SharePoint verwaltet die gemeinsame Dateiablage und die zugehörigen Dokumentbibliotheken.

Auf Wunsch können geeignete Bibliotheken über den OneDrive-Synchronisierungsclient zusätzlich lokal auf den Arbeitsgeräten bereitgestellt werden.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Eine zentrale und nachvollziehbare Dokumentenstruktur.
• Weniger unnötige Dateikopien und E-Mail-Anhänge.
• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.
• Einfachere Zusammenarbeit im Büro und Homeoffice.
• Gezielte Zugriffsverwaltung für Abteilungen und Projekte.
• Erweiterbarkeit durch Planner, Lists und Power Automate.

8. Typische Fehler beim Zusammenspiel von Teams und SharePoint

Obwohl Microsoft 365 viele Prozesse vereinfacht, entstehen in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten durch unklare Strukturen oder falsch konfigurierte Berechtigungen.

Problem 1: Dateien werden mehrfach abgelegt

Dokumente werden parallel in Teams-Chats, persönlichen OneDrive-Ordnern und SharePoint-Bibliotheken gespeichert.

Lösung: Einheitliche Ablageregeln definieren und für gemeinsam genutzte Dokumente einen zentralen Speicherort festlegen.

Problem 2: Mitarbeitende haben keinen Zugriff

Ein Benutzer sieht einen Kanal oder ein Dokument nicht, obwohl er eigentlich am Projekt beteiligt ist.

Lösung: Teammitgliedschaft, Kanaltyp, SharePoint-Berechtigungen und individuelle Freigaben überprüfen.

Problem 3: Zu viele Teams und Kanäle

Für jedes kleine Thema wird ein neues Team erstellt. Dadurch wird die gesamte Umgebung zunehmend unübersichtlich.

Lösung: Eine einheitliche Namenskonvention und klare Regeln für die Erstellung neuer Teams definieren.

Problem 4: Probleme mit der OneDrive-Synchronisation

Dateien werden nicht synchronisiert, erscheinen doppelt oder melden Konflikte.

Lösung: Synchronisierungsstatus, Dateinamen, Berechtigungen, Speicherplatz und gegebenenfalls vorhandene OneDrive-Verknüpfungen prüfen.

Problem 5: Vertrauliche Dokumente sind zu breit freigegeben

Sensible Informationen werden in Standardkanälen abgelegt, obwohl nicht alle Teammitglieder darauf zugreifen sollen.

Lösung: Eine geeignete separate Berechtigungsstruktur einrichten, beispielsweise über einen privaten Kanal oder eine eigenständige SharePoint-Website.

9. Best Practices: Teams und SharePoint richtig einrichten

Eine durchdachte Struktur ist entscheidend dafür, dass Microsoft Teams und SharePoint auch langfristig übersichtlich und zuverlässig genutzt werden können.

Zusätzlich empfiehlt sich eine verständliche Einführung für Mitarbeitende. Denn auch eine technisch gut konfigurierte Microsoft-365-Umgebung bringt nur dann den gewünschten Nutzen, wenn die Benutzer wissen, wo sie Dateien ablegen und wie sie gemeinsam daran arbeiten können.

10. Microsoft Teams und SharePoint professionell einrichten lassen – IT-Service in Berlin

Sie möchten Microsoft Teams und SharePoint in Ihrem Unternehmen sinnvoll miteinander verbinden oder eine bereits bestehende Microsoft-365-Umgebung optimieren?

Als selbstständiger IT-Dienstleister unterstütze ich kleine und mittelständische Unternehmen in Berlin und Umgebung bei der Einrichtung, Verwaltung und Optimierung ihrer Microsoft-365-Umgebung.

Im Mittelpunkt steht dabei nicht nur die technische Einrichtung, sondern vor allem eine Lösung, die zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens passt.

Meine Unterstützung rund um Microsoft 365

• Einrichtung und Konfiguration von Microsoft Teams und SharePoint.
• Aufbau einer strukturierten Datei- und Dokumentenablage.
• Verwaltung von Microsoft-365-Benutzern und Berechtigungen.
• Einrichtung und Fehlerbehebung der OneDrive-Synchronisation.
• Unterstützung bei der Migration vorhandener Unternehmensdateien.
• Optimierung bestehender Teams- und SharePoint-Strukturen.
• Beratung zur sicheren Zusammenarbeit mit externen Partnern.

11. Häufig gestellte Fragen zum Teams SharePoint Zusammenspiel

12. Fazit: Teams und SharePoint ergänzen sich optimal

Das Teams SharePoint Zusammenspiel bildet eine wichtige Grundlage für die digitale Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Während Microsoft Teams die Kommunikation und gemeinsame Arbeit organisiert, stellt SharePoint die technische Basis für die strukturierte Dokumentenablage bereit.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet diese Kombination große Vorteile: Dateien können zentral verwaltet, gemeinsam bearbeitet und von unterschiedlichen Standorten aus genutzt werden.

Entscheidend ist jedoch eine gut geplante Struktur. Wer Teams, SharePoint und OneDrive sinnvoll einsetzt und Berechtigungen sauber verwaltet, schafft eine langfristig nutzbare Grundlage für moderne Unternehmensprozesse.

Fachbeitrag von Dennis Neubacher IT-Service · Microsoft 365, Teams, SharePoint und Unternehmens-IT